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企業總裁的個人效率管理

時間:2018-09-05 21:19來源:http://www.zerwhs.live/ 點擊:

提髙個人工作效率的要決是:做最該做的事情、做最周密的準備、用最科學的方法、以最快速的行動、利用定式 或模式、巧用零碎的時間。
一、做最該做的事情。每個人的時間和精力都是有限的。要提髙個人的工作效率,就必須將有限的時間集中于最 童要的、最能發揮自己才華的事情上。時間管理理論一般將任務分為既童要又緊急、童要不緊急、緊急不童要、既不童要 又不緊急等四類事情。我們大多數人的行事順序都是按事情的緊急程度來安排,而不是按事情的童要程度來安排,結果, 童要不緊急的事情往往被緊急不童要的芝麻小事擠得一拖再拖,最后干脆不辦。最常見的是健康、學習等童要不緊急的事 情被工作中一些緊急不重要的小事擠占了,我們往往一而再、再而三地說:“現在加班加點是沒辦法的事情,等忙完了這 一陣就要好好鍛練一下身體了。”遺憾的是“忙完”的這一天似乎總是遙遙無期。所以,正確的處理方法是:重要而緊急 的事情立即做,童要不緊急的事情稍后做,緊急不童要的事倩授權做或者找人幫忙做,既不童要又不緊急的事情一般不 做。成功者與失敗者的區別往往在于,成功者的時間基本上都是用于童要的事情上,而失敗者則一般都在忙于應付層出不 窮的緊急業務。這方面最典型的例子要屬諸葛亮了,諸葛亮之所以能夠名垂青史,主要是因為他能夠“未出隆中而知三分 天下”,而這又是他在未出隆中之前整天四處閑游、專心研究天下大勢的結果。當他成為蜀國丞相之后,因受劉備托孤,不敢懈怠,事無巨細都親自處理,甚至“杖二十以上親決”。正是因為他后來整天糾纏于瑣碎的事務之中,因而不可能為 蜀國確立正確的航向,最后才會犯下八年北伐拖垮蜀國的決策錯誤。對于企業管理者來說,最童要的任務就是作決策,最 童要的業務就是讀書、瀏覽新聞,看公司報告,以及接觸各級員工、與同行企業交流、與供貨商交流,與客戶交流,與政 府部門交流。與這些人交流接觸的目的不在于處理具體業務,而在于獲取足夠的信息。只有這樣,才有可能做出科學的決 策。前英特爾總裁格魯夫在《格魯夫給經理人的第一課》_書中提到:“想必你已看到我把一天中大部分的時間花在收集 信息上,而且我用各種不同的方法去收集◊我平時看正式的報告和備忘錄,但同時,不論是在與內部員工還是別家公司的 人,甚至是媒體記者談話時,我也都不忘收集信息。尤其重要的是那些來自客戶的抱怨-就算是‘內部的客戶’我都不敢 忽視”。此外,在工作的時候,要利用組織的力量,并非所有事情都全部由個人獨立完成。一般來說,在一個有效率的組 織中,每個人都是在處理自己最拿手、最能發揮自己才華的那一塊業務。要集中處理最重要的、最能發揮自己才華的事 情,就不能有求必應,而要懂得如何拒絕別人,包括來自下屬、同僚、上司的請托。只是如果有可能的話,在拒絕之后應 盡可能地提供替代性解決渠道。
二、 做最周密的準備。事前計劃,這是絕大多數髙效人士的良好習慣。事前擬定計劃,明確工作目標、工作思
路、工作方法、工作步驟、工作期限,工作標準,并在此基礎上適當準備相應的資源,這樣可以在工作過程中加快速度, 節省時間和精力,避免走彎路,避免到時手足無措,避免到時丟三落四。“磨刀不誤砍柴工”,一般來說,計劃過程投入 越多,則執行過程投入可以越少,計劃過程投入越少,則執行過程勢必需要投入越多。
三、 用最科學的方法。科學的方法、熟練的技能、先進的技巧能夠顯著地提高工作效率,這是顯而易見的道理。 同樣一頂工作,有人要用一整天才能完成,而換一個人來做,則可能只要一個小時,這是因為他們釆用的方法不同,掌握 的技能不同,擁有的技巧不同。因此,對于管理者自身來說,必須熱爰學習,勤于思考、善于思考,努立實踐,盡可能掌 握更多的工作方法和工作技巧,盡可能讓自己的工作技能更加熟練;對于管理者的管理活動來說,在布置一頂工作之后, 不僅應關注下屬的工作態度和工作時間,還要關注下屬的工作方法是否正確。
四、 以最快速的行動。高效人士懂得如何調整心態,因而總是能保持一種熱忱向上、積極樂觀的狀態。他們常用
的方法是,在每天清晨進行心理調適,運用“各個擊破”的辦法將一些難以處理的事情分解成很多容易處理的步驟,時刻 用奮斗目標激勵自己,還有諸如此類的一些方法。他們通過這些方法,使得自己時時處于一種良好的狀態,因而很少浪費 時間,他們往往行動快速,雷厲風行,絕不拖延。
五、 利用定式或模式。所謂定式,本來是指圍棋中經過前人研究總結而形成的對于雙方來說都是較佳的下法而形
成的基本棋形;所謂模式,是指經過前人研究總結而形成帶有一定規律性的比較先進合理的思維形式或業務處理方式。因為定式或模式是前人花費了大量時間研究總結出來的思維形式或業務處理方式,帶有一定的規律性和通用性,因而可以加 快思維的速度,節省時間和精力,提髙思維效率。比如說,高中讀書時,有很多同學雖然沒有作文天賦,但他們通過熟背 各種題材的范文,考試時再套用過來稍微修改一下,分數一般也不會太低,有時比那些雖然有作文天賦但要全部從頭寫起 的同學成繢還好些;有很多同學雖然沒有數學天賦,佢他們通過熟記各種題型及其解法,也基本能夠應付考試,有時甚至 比那些全是自己動腦筋從頭思考的同學考得還好些。在企業中也是如此,那些釆用模仿跟進策略的企業經常比創新模式者 更容易取得成功。其實,自己通過大量工作研究總結出來的帶有規律性的成果更要珍惜,應該將它模式化,以節省之后碰 到類似問題時的時間和精力,這樣就可以大大提高工作效率,這正是善于總結經驗教訓的人更容易取得成功的原因之一。
六、巧用零碎的時間。有一個廣為人知的故事◊一位教授在給一群學生瀆示一個實驗。他把一個一加侖的廣口瓶 放在講臺上,隨后,再把一塊塊拳頭大的石頭放進去,直至石頭到達瓶口。他問道:“瓶子滿了嗎? ”所有學生都說:
“滿了”。教授笑了笑,伸手拿出一些碎石往瓶子里放,幷輕輕敲擊玻璃瓶使碎石填滿下面石塊的空隙。“現在瓶子滿了 嗎?”他再一次問道。這一次學生們有些明白了,“還沒有”。教授又笑了笑,伸手拿出一些細沙,慢慢倒進玻璃瓶。沙 子填滿了石塊和礫石的所有間隙。他又一次問學生:“瓶子滿了嗎? ”“沒滿!”所有的學生都大聲說。教授點點頭,再 一次拿出一壺水,慢慢往瓶子里倒,直至加到瓶口。從這個故事我們可以看到,如果把拳頭大的石頭比喻成重要的事情, 把沙子和水比喻成瑣碎的小事,那么在將有限的時間分配給瑣碎的小事之后,童要的事情就沒辦法完成了。另一方面,在 將有限的時間分配給重要業務之后,看似沒有時間了,實際上如果開動腦筋就會發現,還有很多零碎的時間可以充分利用 一下。畢竟,時間是擠出來的。


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